Praktijktest van deze (gratis)nieuwe oplossing van Microsoft.

Met dit programma kan je een programma of document laten zien aan collega’s en klanten. Je deelt je scherm actief met maximaal 15 deelnmers. Het aardige is dat de deelnemers met hun muis onderdelen kunnen aanwijzen en je kunt ze het recht geven om je scherm over te nemen.

Links met Informatie

Microsoft ShareView

Aanvragen Windows Live ID

Handig voor…

Het ontwerpen van een vragenformulier samen met de klant. Ze kijkt mee tijdens het schuiven van de velden en kan dan met haar eigen muis aanwijzingen geven.

Een klant heeft een probleem met zijn software. Via email en de telefoon is het vaak onduidelijk wat het probleem nu precies is. Met SharedView kan je meekijken en na toestemming de PC van de klant overnemen.

Samenwerken aan een document. Je schrijft de tekst en een collega kan meekijken. Via Skype kan je over de inhoud communiceren 

Op de test met een snelle ADSL verbinding en een tablet PC met wireless verbinding is nauwelijks een vertraging merkbaar.

Installatie

Hiervoor dien je SharedView op je werkstation te installeren. Bovendien is een Windows Live ID nodig.

Beschik je nog niet over zo’n ID dan is het makkelijk te verkrijgen. Het kost niets en je beschikt gelijk over een hotmail email adres, inclusief toegang tot andere Microsoft programma’s waarvoor een ID nodig is.

Om je aan te melden voor SharedView sessie ontvang je van de ‘organizer’ een email of mondeling een Session ID en een ‘Password’. De rest wijst zich vanzelf.

LiveJournal tags:

Voordeel

• Eenvoudig in gebruik
• Je kiest de applicatie die je wilt tonen. Informatie buiten het venster van de applicatie is voor de Participents niet zichtbaar.
• Je kunt de controle overdragen aan een Participent, als beheerder krijg je met één toetsklik de controle weer terug.
• Geef controle aan de Participent en deze kan stukken tekst van haar workstation plakken in jouw tekst.

Nadeel

• Je moet een SharedView installeren op je workstation. Dit kan voor klanten die zelf geen programma’s op hun workstation mmogen installeren een probleem zijn. Overtuig de systeembeheerder van de voordelen is dan een mogelijkheid.
• Maak je gebruik van meerdere schermen dan is het alleen mogelijk om je primaire scherm zichtbaar te delen.

1. Practice the principle of least privilege

2. Put policies in writing

3. Set restrictive permissions and audit access

4. Use encryption

5. Implement rights management

6. Restrict use of removable media

7. Keep laptops under control

8. Set up outbound content rules

9. Control wireless communications

10. Beware creative data theft methods formats

Lees hier het gehele artikel  10 things you can do to make sure your data doesn’t walk out the door.

Las dit artikel in de MD weekly van 9 mei 2007. Het blijkt dat dagelijkse vooruitgang (kunnen) boeken voor werknemers een grote impact hebben op hun productiviteit.

Logisch want aan het einde van de dag wil je voldoening hebben over wat je hebt gedaan. Voor management een belangrijk signaal om de juiste tools te leveren.

Percepties, emoties en motivaties van werknemers hebben een grotere impact op hun performance dan aanvankelijk werd aangenomen.

Dit stellen de onderzoekers Teresa Amabile en Steven Kramer. Het blijkt dat mensen beter presteren wanneer ze gedurende hun werkdag relatief veel positieve emoties en intrinsieke motivatie ervaren.

Gunstige percepties ten aanzien van hun werk, hun team, leidinggevende en hun organisatie zijn eveneens belangrijke voorspellers van een goede performance.

Vooral het gedrag van de direct leidinggevende is van grote invloed op de innerlijke belevingswereld van de werknemer.

Wanneer de beste werkdag van de onderzochte werknemers afgezet wordt tegen de allerslechtste, blijkt dat het (gepercipieerde) vermogen om vooruitgang te boeken in het werk het belangrijkste verschil is.

Voortgang en interpersonele kenmerken en gebeurtenissen blijken een wisselwerking op elkaar te hebben. Het blijkt bijvoorbeeld dat het maken van een compliment terwijl er geen sprake is van voortgang of van tenminste serieuze inspanningen daartoe, geen positieve impact heeft op de belevingswereld van de werknemer.

In tegendeel: in veel gevallen roept het juist cynisme op. Anderzijds werkt het niet waarderen van inspanningen demotivatie in de hand. 
bron: Harvard Business Review (24-04-07)

Lees ook “Technologie is het belangrijkste knelpunt voor een hogere productiviteit.”

Productiviteit wordt steeds belangrijker. Je moet immers steeds meer doen met dezelfde óf minder mensen. Toch is dit een onderwerp waar binnen dienstverlenende organisaties weinig aandacht wordt besteed.

Een eenvoudig middel om de productiviteit met meer dan 5% te laten stijgen, wordt gevonden door informatie sneller en gemakkelijker toegankelijk te maken.

Een verbetering van de productiviteit met slechts 1% (= 5 minuten per dag) levert bijvoorbeeld al gauw tussen de 1,5 – 2% omzetverbetering op. Of een vergelijkbare besparingsmogelijkheid. Voor de winst betekent dit nog veel meer.

Stel dat de brutowinst 10% van de omzet is. Een ‘kosteloze’ omzetverbetering van 1,5% wordt dan direct bij de winst geteld. Het uiteindelijke bedrijfsresultaat wordt daardoor met 15% verhoogd. En wat gebeurt er als de arbeidsproductie met 5% wordt verhoogd?

Dagelijks ontvangen we een toenemend aantal e-mails die we moeten verwerken. De meeste van deze e-mails gooien we weg, maar een aantal archiveren we voor later gebruik.

Stel dat 10 informatiewerkers dagelijks elk 20 e-mails ontvangen, totaal zo’n 45.000 per jaar. 90% wordt na het lezen weggegooid en 10% wordt opgeslagen. Het zoeken naar de juiste e-mail duurt gemiddeld zo’n 5 minuten. Dan wordt er jaarlijks 380 uur gebruikt om naar e-mails te zoeken. De overhead per medewerker bedraagt € 25 /uur, dan kost dit zoeken jaarlijks zo’n € 9.500.

Stel, dat we nu kunnen googlen op de e-mail berichten, waardoor de zoektijd met de helft wordt gereduceerd. Dan levert dit jaarlijks bijna 5 extra werkweken op (190 extra werkuren) met jaarlijks €4.750 méér resultaat.

Méér werkplezier, minder werkdruk

Naast een verhoging van het financiële resultaat verbetert ook het werkklimaat. Verhoging van de arbeidsproductiviteit betekent namelijk dat mensen slimmer gaan werken. En wie slimmer werkt, werkt met meer gemak. En dat alleen al, leidt tot meer werkplezier. Niet in de laatste plaats natuurlijk neemt de werkdruk af.

Samengevat

Uit diverse onderzoeken blijkt dat de informatiewerker gemiddeld 20% van de werktijd besteed aan het zoeken naar informatie.

De kosten van dit productiviteitsverlies bedragen jaarlijks zo’n €9.000 per medewerker!

220 werkdagen x 1,6 werkuren x €25 (gemiddelde vaste kosten) = €8.800

Besteed minder tijd aan het zoeken in het digitale bedrijfsarchief en meer tijd aan het gebruiken van de bedrijfsinformatie.

Bij veel ondernemingen merk ik enige huivering over de inzet van Enterprise Search. Men zoekt eerder naar oplossingen om het document beheer te structureren.

Echter met de enorme groei van de hoeveelheid bedrijfsdata (de Digitale Tsunami) zal het document beheer en het zoeken naar informatie steeds meer improductieve arbeidstijd kosten.

Dit overzicht met afzonderlijke onderzoeken door Gartner, IDC en anderen bevestigen dit. 

Digitale Tsunami is onderweg

Advies bureau Accenture, verwacht een verdubbeling van de hoeveelheid bedrijfsdata in de komende 2 jaar. Daarom is het belangrijk voor gebruikers om de juiste informatie te kunnen vinden om productiever te worden en meer informatieve besluiten te nemen.

“Technologie is het belangrijkste knelpunt voor een hogere productiviteit.”

“Werknemers geven –ongeacht de sector waarin zij werkzaam zijn- aan, dat hun productiviteit vooral weglekt doordat technologie hen onvoldoende ondersteunt bij de uitvoering van hun werkzaamheden.”

“Het niet kunnen vinden van informatie wordt als het grootste knelpunt ervaren.” – Het Nieuwe Werken, Boer & Croon NeXtrategy en Microsoft Nederland, 2006.

De behoefte aan betere oplossingen om bedrijfsinformatie te vinden neemt toe.

Productiviteit gaat omlaag

Aangezien de hoeveelheid gegevens op de werkplek toeneemt, besteden informatie werkers steeds meer werktijd aan het zoeken naar informatie.

Studies tonen aan:

“85% van het digitale bedrijfsarchief is ongestructureerd – Word documenten, e-mail e.d. Slechts 15% bestaat uit gestructureerde informatie.” – Bulter Group.  

“80% van de zakelijke werkzaamheden wordt uitgevoerd op basis van ongestructureerde informatie.” – Gartner Group

Deze cijfers laten duidelijk zien dat een significant deel van de waardevolle bedrijfsinformatie is opgeslagen in ongestructureerde data. Bovendien worden beslissingen genomen op basis van de kennis die in de ongestructureerde bronnen wordt gevonden.

“Als een direct gevolg zien wij dagelijks hoe ondernemingen ploeteren in een zee van – gestructureerd en ongestructureerd informatie.

De situatie is zo slecht dat niemand in grotere organisaties kan vinden wat de organisatie weet. Er zijn teveel bewaarplaatsen, elk met een eigen reeks aan toepassingen. En elke toepassing vereist gespecialiseerde kennis om het effectief te gebruiken.

Geen organisatie kan zijn intellectuele activa, zijn pool van kennis, of zijn relaties met klanten of partners in kaart brengen.” – Is Disruption Inevitable? Modeling the Future of the Search and Retrieval Market, IDC, 2004.

“Werknemers kunnen een kwart van hun werktijd verspillen aan het zoeken naar informatie.” – The Hidden Costs of Information Work, IDC, 2006.

Dit schrikbarende productiviteitsverlies van 25% heeft meestal niets te maken met hun inzet en motivatie. Toch gaat er tijdens het dagelijkse werk veel energie en geld verloren.

Googlen als oplossing voor de Digitale Tsunami.

Steeds meer organisaties realiseren zich dat toegang en het analyseren van deze ongestructureerde gegevens een belangrijke factor is. Bovendien kunnen organisaties het gebruiken om een concurrentie voordeel te behalen.

In werkelijkheid geeft de informatie werker er niet veel om waar hun zoekresultaten vandaan komen. Ze willen gewoon vinden waar ze naar op zoek zijn, zonder te moeten kijken op verschillende plaatsen en te filteren door de verschillende sets van resultaten. Dit bevestigen afzonderlijke onderzoeken gedaan door Gartner, IDC, en anderen.

Enterprise Search – Meer Resultaat, Minder Kosten

Organisaties die de groeiende golven van digitale informatie willen beheersen, kunnen nu kiezen voor een Enterprise Search oplossing.

Hiermee wordt vanaf één centrale plek alle digitale informatie uit allerlei bedrijfsbronnen op het bedrijfsnetwerk en andere on-line informatiebronnen, tegelijk toegankelijk gemaakt.

Het voorziet de kenniswerkers van één algemene interface om de informatie efficiënt te vinden. Hiermee wordt de zoektijd naar informatie sterk gereduceerd, waardoor de kenniswerkers binnen de organisatie productiever worden in de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden.

Het instellen van de zoekmachine verloopt eenvoudig. Globaal werkt het als volgt. De mappen waarin de te indexeren documenten staan worden door de beheerder aangewezen. Vervolgens gaat de zoekmachine alle documenten, in een fascinerend tempo, lezen en in de index plaatsen.

• Enterprise Search is uitzonderlijk goed in het toegankelijk maken van bedrijfsinformatie.
• Enterprise Search kan enorme hoeveelheden informatie beheren, tot miljoenen documenten. Bovendien zijn ze veel flexibeler om de uiteenlopende informatie bronnen met speciale tools te indexeren.
• Ze beschikken over één centraal management- en rapporteer systeem, waarmee de zoekmachine wordt ingericht en beheerd.
• Ze loggen alle gegevens tijdens het indexeren en het opvragen door de kenniswerkers. In diverse rapportages tonen ze dan hoe de zoekmachine gebruikt wordt. Denk aan de top 10 van meest opgevraagde documenten, de meest gebruikte zoekwoorden en het aantal gearchiveerde Word-, Excel- en PDF documenten.
• Op het dashboard wordt de werking van het zoeksysteem gerapporteerd en toont de meldingen van problemen.
• De meeste Enterprise Search Tools vereisen geen installatie en beheer van software op elk werkstation. Zij ontsluiten hun kennis via de internet webbrowser, zoals Microsoft Explorer, Firefox, Opera, etc.

Dit onderzoek is uitgevoerd door Accenture onder duizend managers in de top Amerikaanse en Engelse bedrijven met een omzet van 500 miljoen.

Volgens Accenture vraagt het informatieprobleem zowel een technische als een culturele omslag.

Technisch

Op het technisch vlak ontstaan veel problemen omdat de relevante informatie is opgeslagen in meerdere systemen, die geen gegevens met elkaar uitwisselen. Bovendien is de informatie vaak zonder een structuur opgeslagen. Denk daarbij aan documenten en e-mail.

Bedrijven kunnen de problemen rond informatievergaring wegnemen door oplossingen in gebruik te nemen die de ongestructureerde bronnen ontsluiten. Zodanig dat alle medewerkers via één centrale plek toegang krijgen tot alle informatiebronnen.

Cultuur

Het delen van informatie met collega’s heeft bij deze managers nog een weg te gaan.

Het onderzoek toont aan dat 84 procent van de managers de informatie opslaat in het eigen email account of de eigen harde schijf. Zo is de kennis die hierin is opgeslagen niet voor collega’s beschikbaar.

Het beoordelen of ontvangen informatie ook voor de collega’s relevant is, blijkt geen dagelijks gebruik te zijn. Slechts 16 procent van de ondervraagde managers gebruikt namelijk een gemeenschappelijke schijf, een intranet of andere toepassing voor het samenwerken.

Technisch is het ontsluiten van de meeste systemen mogelijk via Enterprise Search oplossingen. Het beschikbaar maken van de kennis opgeslagen in email vereist een cultuur omslag. Immers veel email betreft privé communicatie en informatie die niet relevant is.

Bron: Automatiseringsgids (040107)

Een woord dat we steeds vaker voorbij zien komen is compliance.

Echter de meeste managers en MKB ondernemers weten niet of nauwelijks wat ermee bedoeld wordt. Dit onbegrip kan, zoals uit deze blog blijkt, het bedrijfsleven duur komen te staan.

Zeker als duidelijk wordt dat het voorkomen kan worden met een innovatief content – document management voor document archivering.

Compliance is Onbegrip

Corporate compliance betekent niet meer dan “handelen in overeenstemming met bepaalde regels”. Dat dit begrip aan belang wint komt door de strengere (inter)nationale regelgeving en de behoefte aan transparantie binnen organisaties.

Compliance in Nederland staat in vergelijking met landen zoals de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk nog in de kinderschoenen. In Nederland is compliance rond 1990 in de financiële sector ingevoerd.

Voor wie

Compliance houd in, dat de onder toezicht staande instellingen de wet- en regelgeving moeten naleven. Voor de financiële sector betekent dit de invoering en naleving van regels opgelegd door de overheid en financiële toezichthouders. Dit zijn De Nederlandsche Bank (DNB), de Pensioen- en Verzekeringkamer (PVK) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM).

Bedrijven en overheden zijn zich bewust van het bevorderen en waarborgen van de integriteit in hun organisatie. De overheid heeft in 1997 en in 2001 het initiatief genomen met het opstellen van de Integriteitnota, met als resultaat de invoering van een breed pakket maatregelen.

Nieuwe Wet

Zo is er nieuwe wet- en regelgeving op het terrein van het gebruik van voorwetenschap, het bestrijden van normafwijkend gedrag, fraude, witwassen en terrorismefinanciering. Dit vereist compliance door een goed intern toezicht. Na de aanslagen op 11 september 2001 in de VS heeft de overheid dit integriteitstoezicht verscherpt.

Echter uit een in september 2006 gepubliceerd onderzoek door Marqit blijkt dat bijna de helft van de ICT- en Algemeen managers niet weten wat compliance is. Slechts 37 procent van de ondervraagde managers kan uitleggen wat ermee bedoeld wordt. 38 procent heeft ervan gehoord, maar kan de betekenis niet uitleggen. 10 procent van de managers heeft er nog nooit van gehoord. Er is dus nog een grote stap te maken.

Boetes

In de Verenigde Staten zijn al eens boetes van miljoenen dollars opgelegd aan bedrijven die voor rechtszaken belangrijke e-mailberichten niet konden terug vinden. De bankiers van Morgan Stanley moesten bijna 1,5 miljard dollar betalen aan investeerder Ronald Perelman, omdat ze de essentiële e-mailberichten niet als bewijslast konden overleggen.

Zo zijn er in Nederland ontslag gevallen bekend, waarbij de werkgever de zaak verloor omdat ze bepaalde e-mailberichten niet konden overleggen. Met alle financiële gevolgen van dien.Gearchiveerde e-mailberichten hebben daarom juridische waarde voor bedrijven en hun interne veiligheid.

Enterprise Search

Door het toepassen van Enterprise Search oplossingen worden e-mailberichten en alle digitale documenten die ergens op het bedrijfsnetwerk zijn opgeslagen altijd gevonden.

Een Enterprise Search oplossing is in feite een bedrijfsportal die via één webapplicatie toegang geeft tot alle kennis in de organisatie. Je kijkt hiermee tegelijk in allerlei applicaties die binnen je bedrijf in gebruik zijn. Je hoeft dus niet meer elke applicatie afzonderlijk te openen en daarin te zoeken. Je stelt de vraag aan de webapplicatie en alle applicaties geven in één overzicht de antwoorden.

Bedenk eens hoeveel applicaties je nu moet opstarten om te zoeken en hoeveel tijd het kost voordat je een compleet overzicht hebt.

Een innovatief document management systeem met Enterprise Search maakt corporate compliance voor elke organisatie binnen 30 dagen mogelijk.