Enterprise Search – Meer Resultaat, Minder kosten

Besteed minder tijd aan het zoeken in het digitale bedrijfsarchief en meer tijd aan het gebruiken van de bedrijfsinformatie.

Bij veel ondernemingen merk ik enige huivering over de inzet van Enterprise Search. Men zoekt eerder naar oplossingen om het document beheer te structureren.

Echter met de enorme groei van de hoeveelheid bedrijfsdata (de Digitale Tsunami) zal het document beheer en het zoeken naar informatie steeds meer improductieve arbeidstijd kosten.

Dit overzicht met afzonderlijke onderzoeken door Gartner, IDC en anderen bevestigen dit. 

Digitale Tsunami is onderweg

Advies bureau Accenture, verwacht een verdubbeling van de hoeveelheid bedrijfsdata in de komende 2 jaar. Daarom is het belangrijk voor gebruikers om de juiste informatie te kunnen vinden om productiever te worden en meer informatieve besluiten te nemen.

“Technologie is het belangrijkste knelpunt voor een hogere productiviteit.”

“Werknemers geven –ongeacht de sector waarin zij werkzaam zijn- aan, dat hun productiviteit vooral weglekt doordat technologie hen onvoldoende ondersteunt bij de uitvoering van hun werkzaamheden.”

“Het niet kunnen vinden van informatie wordt als het grootste knelpunt ervaren.” – Het Nieuwe Werken, Boer & Croon NeXtrategy en Microsoft Nederland, 2006.

De behoefte aan betere oplossingen om bedrijfsinformatie te vinden neemt toe.

Productiviteit gaat omlaag

Aangezien de hoeveelheid gegevens op de werkplek toeneemt, besteden informatie werkers steeds meer werktijd aan het zoeken naar informatie.

Studies tonen aan:

“85% van het digitale bedrijfsarchief is ongestructureerd – Word documenten, e-mail e.d. Slechts 15% bestaat uit gestructureerde informatie.” – Bulter Group.  

“80% van de zakelijke werkzaamheden wordt uitgevoerd op basis van ongestructureerde informatie.” – Gartner Group

Deze cijfers laten duidelijk zien dat een significant deel van de waardevolle bedrijfsinformatie is opgeslagen in ongestructureerde data. Bovendien worden beslissingen genomen op basis van de kennis die in de ongestructureerde bronnen wordt gevonden.

“Als een direct gevolg zien wij dagelijks hoe ondernemingen ploeteren in een zee van – gestructureerd en ongestructureerd informatie.

De situatie is zo slecht dat niemand in grotere organisaties kan vinden wat de organisatie weet. Er zijn teveel bewaarplaatsen, elk met een eigen reeks aan toepassingen. En elke toepassing vereist gespecialiseerde kennis om het effectief te gebruiken.

Geen organisatie kan zijn intellectuele activa, zijn pool van kennis, of zijn relaties met klanten of partners in kaart brengen.” – Is Disruption Inevitable? Modeling the Future of the Search and Retrieval Market, IDC, 2004.

“Werknemers kunnen een kwart van hun werktijd verspillen aan het zoeken naar informatie.” – The Hidden Costs of Information Work, IDC, 2006.

Dit schrikbarende productiviteitsverlies van 25% heeft meestal niets te maken met hun inzet en motivatie. Toch gaat er tijdens het dagelijkse werk veel energie en geld verloren.

Googlen als oplossing voor de Digitale Tsunami.

Steeds meer organisaties realiseren zich dat toegang en het analyseren van deze ongestructureerde gegevens een belangrijke factor is. Bovendien kunnen organisaties het gebruiken om een concurrentie voordeel te behalen.

In werkelijkheid geeft de informatie werker er niet veel om waar hun zoekresultaten vandaan komen. Ze willen gewoon vinden waar ze naar op zoek zijn, zonder te moeten kijken op verschillende plaatsen en te filteren door de verschillende sets van resultaten. Dit bevestigen afzonderlijke onderzoeken gedaan door Gartner, IDC, en anderen.

Enterprise Search – Meer Resultaat, Minder Kosten

Organisaties die de groeiende golven van digitale informatie willen beheersen, kunnen nu kiezen voor een Enterprise Search oplossing.

Hiermee wordt vanaf één centrale plek alle digitale informatie uit allerlei bedrijfsbronnen op het bedrijfsnetwerk en andere on-line informatiebronnen, tegelijk toegankelijk gemaakt.

Het voorziet de kenniswerkers van één algemene interface om de informatie efficiënt te vinden. Hiermee wordt de zoektijd naar informatie sterk gereduceerd, waardoor de kenniswerkers binnen de organisatie productiever worden in de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden.

Het instellen van de zoekmachine verloopt eenvoudig. Globaal werkt het als volgt. De mappen waarin de te indexeren documenten staan worden door de beheerder aangewezen. Vervolgens gaat de zoekmachine alle documenten, in een fascinerend tempo, lezen en in de index plaatsen.

• Enterprise Search is uitzonderlijk goed in het toegankelijk maken van bedrijfsinformatie.
• Enterprise Search kan enorme hoeveelheden informatie beheren, tot miljoenen documenten. Bovendien zijn ze veel flexibeler om de uiteenlopende informatie bronnen met speciale tools te indexeren.
• Ze beschikken over één centraal management- en rapporteer systeem, waarmee de zoekmachine wordt ingericht en beheerd.
• Ze loggen alle gegevens tijdens het indexeren en het opvragen door de kenniswerkers. In diverse rapportages tonen ze dan hoe de zoekmachine gebruikt wordt. Denk aan de top 10 van meest opgevraagde documenten, de meest gebruikte zoekwoorden en het aantal gearchiveerde Word-, Excel- en PDF documenten.
• Op het dashboard wordt de werking van het zoeksysteem gerapporteerd en toont de meldingen van problemen.
• De meeste Enterprise Search Tools vereisen geen installatie en beheer van software op elk werkstation. Zij ontsluiten hun kennis via de internet webbrowser, zoals Microsoft Explorer, Firefox, Opera, etc.